Главный бухгалтер обратился к генеральному директору с просьбой принять в отдел еще одного бухгалтера. В ответ тот пояснил, что бухгалтерская служба - не более чем необходимое зло. Денег она не приносит, советов по наращиванию продаж не дает, работает практически только на налоговую. Довод об экономии на штрафных санкциях не сработал - «на то вас и нанимали». Понятно, что главному бухгалтеру нужны аргументы в пользу того, чтобы поднять зарплату сотрудникам, снизить их загрузку, ведь большинство сотрудников -женщины, у них семьи, дети. Значит, нужно убедить генерального, что бухгалтерия может быть эффективной. По сути - придумать, как эту эффективность можно оценить.

Ситуация

Главный бухгалтер обратился к генеральному директору с просьбой принять в отдел еще одного бухгалтера. В ответ тот пояснил, что бухгалтерская служба - не более чем необходимое зло. Денег она не приносит, советов по наращиванию продаж не дает, работает практически только на налоговую. Довод об экономии на штрафных санкциях не сработал - «на то вас и нанимали». Понятно, что главному бухгалтеру нужны аргументы в пользу того, чтобы поднять зарплату сотрудникам, снизить их загрузку, ведь большинство сотрудников -женщины, у них семьи, дети. Значит, нужно убедить генерального, что бухгалтерия может быть эффективной. По сути - придумать, как эту эффективность можно оценить.

Решение

Итак, предстоит разработать для бухгалтерской службы ключевые показатели эффективности. Сделать это сложнее, чем, например, для менеджеров по продажам или производственников. Бухгалтерия, как и планово-экономическая служба, дополнительную стоимость не создает, для фирмы она - центр затрат. Тем не менее оценить эффективность бухгалтерии реально. В этом поможет концепция сбалансированной системы показателей (BSC), разработанная Гарвардской школой бизнеса.

Для этого рассмотрим бухгалтерское подразделение с четырех сторон или «перспектив», как названо в концепции BSC. И предложим для каждой из них ключевые показатели (Key Performance Indicators, KPI). Именно эти показатели позволят оценить, насколько эффективна ваша бухгалтерия.

Перспектива «Финансы»

Бухгалтерия - вовсе не «бездонная яма, только и требующая денег на налоги, выплату зарплаты, на санкции и проведение аудита». На самом деле именно бухгалтерская служба зачастую предлагает схемы оптимизации налогообложения, эффективные способы контроля над сбором дебиторской задолженности, а также экономичные варианты расчетов с поставщиками и подрядчиками. Что касается составляющей «Финансы», то в ней можно предложить такие показатели оценки результативности работы бухгалтерии (табл. 1).

Tаблица 1. KPI перспективы «Финансы»

Перспектива «Клиенты»

Главная ценность любой фирмы - ее клиенты. Они выступают источником денежных средств, прибыли, что позволяет компании достигать результатов в перспективе «Финансы». Для бухгалтерии «Клиентами» в этом смысле являются:

• поставщики и подрядчики, заинтересованные в своевременной оплате выставленных счетов и оформлении документов;
• налоговая инспекция и фонды, заинтересованные в своевременном перечислении налогов и страховых взносов;
• покупатели, заинтересованные в быстром оформлении всех необходимых документов;
• работники компании, заинтересованные в своевременной выплате зарплаты и получении различных справок.

Поняв, кто является «клиентами» бухгалтерии, определим ключевые показатели эффективности (табл. 2).

Таблица 2. KPI перспективы «Клиенты»

Перспектива «Бизнес-процессы»

Чтобы клиенты были довольны и продолжали генерировать доходы, компания должна постоянно повышать качество бизнес-процессов. Составим ключевые показатели эффективности бухгалтерии с этой точки зрения (табл. 3).

Таблица 3. KPI перспективы «Бизнес-процессы»

Перспектива «Персонал»

Наконец, чтобы бизнес-процессы фирмы были качественными, бухгалтерский персонал должен иметь достаточную квалификацию, желать работать на благо компании. Рабочий процесс должен быть выстроен так, чтобы бухгалтер:

• работал в отведенное рабочее время со всеми необходимыми перерывами, без переработок. Ведь любая переработка - это время, которое фирма украла у сотрудника. Чем больше бухгалтер перерабатывает, тем больше он делает ошибок;
• не выполнял не свойственных ему функций (юридическая экспертиза документов, разработка бюджетов и пр.);
• работал в комфортных условиях;
• мог бы положиться на фирму, работодателя, коллег и начальство.

Исходя из таких установок, определим ключевые показатели эффективности в перспективе «Персонал» (табл. 4).

Tаблица 4. KPI перспективы «Персонал»